La creación de una entidad deportiva solo es el primer paso. Si queremos que nuestro esfuerzo no caiga en saco roto y se mantenga viva, la organización de actividades y eventos a lo largo de todo el calendario es esencial. Aportando así una imagen activa y dinámica.
LA IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS PARA UNA ENTIDAD DEPORTIVA
La planificación de actividades y eventos es imprescindible para que una entidad deportiva alcance sus objetivos. Por ejemplo un gimnasio o una piscina, que solo de acceso a sus instalaciones a cambio de una cuota puede acabar generando desinterés. Para ello debemos planificar ciertas actividades, como cursos de aerobic o artes marciales en el caso de un gimnasio de barrio o cursos de salvamento y natación en el caso de una piscina.
La organización de eventos puntuales o periódicos como jornadas de puertas abiertas, competiciones deportivas o exhibiciones nos darán relevancia y nos darán a conocer en nuestro entorno, proporcionándonos así nuevos socios o clientes.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Objetivo
Lo primero a tener en cuenta es el objetivo que nos lleva a crear un evento o actividad.
Público al cual va dirigido
El siguiente aspecto a decidir es a quien está dirigida, dado que la organización varía si está enfocada a un público infantil, adulto o una mezcla de ambos, más enfocado al público femenino o masculino, por poner algún ejemplo.
Fechas, horarios y duración
A la hora de elegir la fecha de nuestra actividad debemos tener en cuenta la oferta de actividades deportivas y culturales en nuestra zona, para evitar poner en la tesitura de tener que elegir entre varios eventos o actividades a nuestro público objetivo.
El horario es igual de importante. Así por ejemplo, evitaremos colocar nuestras actividades en horarios de comida o actividades infantiles por la noche.
La duración de los eventos y actividades es otro aspecto importante. Intentaremos que no sean demasiado cortas, generando así descontento o demasiado largas, pues pueden resultar tediosas.
Contenido
En un evento juvenil por ejemplo es muy positivo crear actividades paralelas para las familias, como hemos tratado en nuestro artículo anterior.
Para los cursos continuos, cursillos de duración determinada o jornadas, debemos concretar los contenidos y trasladar esta información a los posibles asistentes.
Calcular el precio para participantes
Valorar si nuestra actividad va a ser gratuita o de pago, y si es así ajustar el precio para que no resulte excesivo o nos reporte menos ganancias de las esperadas.
Contratación de servicios o personal adicional
Dependiendo del evento o actividad, en ocasiones nos veremos en la necesidad de contratar ciertos servicios externos o personal adicional. Por ejemplo en un gimnasio si queremos introducir un nuevo arte marcial, deberemos contratar un profesor con la titulación necesaria en ese arte marcial. O si organizamos eventos o jornadas de puertas abiertas, puede resultarnos conveniente contratar un servicio de catering.
Promoción del evento
Lo peor que podemos hacer es crear una actividad y no darle la difusión adecuada para que llegue a nuestro público objetivo. Sabiendo esto evaluaremos que medios de promoción usaremos (redes sociales, cartelería, cuñas en prensa y radio) y sus costes, siempre dependiendo de que ámbito queremos alcanzar (local, provincial o nacional).
Análisis de gastos e ingresos
Una vez tengamos claros todos los puntos mencionados anteriormente, debemos hacer una previsión de ingresos y gastos, para determinar si la actividad es viable o no. Obviamente si los gastos no compensan los posibles beneficios será mejor reconsiderar la actividad o intentar abaratar costes.
Seguimiento de la actividad
Durante el desarrollo de la actividad (ya sea un evento, cursillo, actividad fija) observaremos el nivel de asistencia y al final de esta o cuando lleve un tiempo en el caso actividades que se alargan en el tiempo, debemos valorar el éxito o fracaso de la misma con respecto a los objetivos que queríamos conseguir.
Un punto a tener en cuenta es la opinión de los participantes. Dependiendo del tipo de actividad podemos hacerlo a través de encuestas, realizando una rueda de dudas y sugerencias, etc etc.
